เพิ่มพนักงานและกำหนดสิทธิ์
เชิญเพื่อนร่วมทีมเข้าบริษัท มอบบทบาท และเข้าใจว่าแต่ละบทบาททำอะไรได้บ้าง
ขั้นตอนการทำ
- ขั้นที่ 1
เชิญเพื่อนร่วมทีมด้วยอีเมล
ในหน้าจัดการทีม กดเชิญสมาชิกใหม่ กรอกอีเมลของพนักงานและเลือกบทบาทที่ต้องการ ระบบจะส่งคำเชิญไปยังอีเมลนั้น
ช่องที่ต้องกรอกใน Fahsaiemailroleเคล็ดลับเชิญพร้อมกันหลายคนได้ แต่ควรกำหนดบทบาทให้ถูกตั้งแต่ตอนเชิญ จะได้ไม่ต้องตามแก้ทีหลังรอภาพประกอบเชิญเพื่อนร่วมทีมด้วยอีเมล - ขั้นที่ 2
ให้พนักงานกดรับคำเชิญ
พนักงานเปิดอีเมลแล้วกดลิงก์รับคำเชิญ ตั้งรหัสผ่านของตัวเอง จากนั้นจะเข้าสู่บริษัทของคุณโดยอัตโนมัติ สถานะในหน้าจัดการทีมจะเปลี่ยนจากรอตอบรับเป็นใช้งานอยู่
ข้อควรระวังลิงก์คำเชิญมีอายุจำกัด ถ้าหมดอายุแล้วให้กดส่งคำเชิญใหม่จากหน้าจัดการทีมรอภาพประกอบให้พนักงานกดรับคำเชิญ - ขั้นที่ 3
กำหนดหรือเปลี่ยนบทบาท
เปิดรายชื่อสมาชิกแล้วเลือกบทบาทใหม่ได้ตลอดเวลา การเปลี่ยนบทบาทจะมีผลกับสิ่งที่สมาชิกคนนั้นเห็นและทำได้ในการเข้าใช้งานครั้งถัดไป
เคล็ดลับควรมี Admin อย่างน้อย 2 คน เพื่อไม่ให้ติดปัญหาเมื่อคนใดคนหนึ่งลาออกหรือเข้าระบบไม่ได้รอภาพประกอบกำหนดหรือเปลี่ยนบทบาท - ขั้นที่ 4
สร้างบทบาทเองเมื่อ 3 แบบมาตรฐานไม่พอ
ถ้าทีมต้องการสิทธิ์ที่ละเอียดกว่าค่าเริ่มต้น สามารถสร้างบทบาทใหม่แล้วเลือกเปิดปิดสิทธิ์ทีละรายการได้ เช่น บทบาทที่อ่านและตอบแชทได้แต่ห้ามมอบหมายเคส หรือบทบาทที่ดูรายงานได้อย่างเดียวโดยไม่เห็นเนื้อหาแชท
เคล็ดลับตั้งชื่อบทบาทตามหน้าที่จริงในทีม เช่น หัวหน้ากะ หรือ ฝ่ายคุณภาพ จะช่วยให้มอบหมายได้ถูกคนกว่าการใช้ชื่อกว้าง ๆรอภาพประกอบสร้างบทบาทเองเมื่อ 3 แบบมาตรฐานไม่พอ - ขั้นที่ 5
ทบทวนสิทธิ์เป็นระยะ
ตรวจรายชื่อสมาชิกและบทบาทอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง นำคนที่ไม่ได้อยู่กับทีมแล้วออกจากบริษัท และปรับลดบทบาทของคนที่เปลี่ยนหน้าที่ไปแล้ว
รอภาพประกอบทบทวนสิทธิ์เป็นระยะ
สิทธิ์ของแต่ละบทบาท
ตารางนี้คือสิทธิ์ของบทบาทมาตรฐานทั้ง 3 แบบ สังเกตว่า “อ่านแชทของตัวเองและของทีม” กับ “เห็นทุกกล่องแชท” เป็นคนละสิทธิ์กัน — มีเพียง Admin เท่านั้นที่เห็นทุกกล่อง ส่วน Agent และ Viewer เห็นเฉพาะกล่องที่ได้รับสิทธิ์ นอกจากนี้บริษัทสามารถสร้างบทบาทใหม่และกำหนดสิทธิ์เองได้ ตารางนี้จึงเป็นค่าเริ่มต้น ไม่ใช่ข้อจำกัดตายตัว
| Admin | Agent | Viewer | |
|---|---|---|---|
| อ่านแชทของตัวเองและของทีม | ทำได้ | ทำได้ | ทำได้ |
| เห็นทุกกล่องแชท | ทำได้ | ทำไม่ได้ | ทำไม่ได้ |
| ส่งข้อความ | ทำได้ | ทำได้ | ทำไม่ได้ |
| รับเคส | ทำได้ | ทำได้ | ทำไม่ได้ |
| มอบหมายเคส | ทำได้ | ทำได้ | ทำไม่ได้ |
| จัดการช่องทาง | ทำได้ | ทำไม่ได้ | ทำไม่ได้ |
| จัดการทีมและบทบาท | ทำได้ | ทำไม่ได้ | ทำไม่ได้ |
| จัดการแพ็กเกจ | ทำได้ | ทำไม่ได้ | ทำไม่ได้ |